Das neue Archivgesetz verpflichtet Sie dazu, Informationen über Ihre Ladestationen dauerhaft zugänglich zu halten. Dies gilt auch für die Informationen, die Sie vom CPO erhalten.
Was hat das Archivgesetz mit Ladestationen zu tun? Mehr, als Sie vielleicht erwarten würden. Am 1. Januar 2027 tritt das Archivgesetz 2026 in Kraft. Die Fragen, die wir von den Kommunen erhalten, stehen in direktem Zusammenhang mit diesem Gesetz:
- Wie lange beträgt die verbleibende Nutzungsdauer dieser Ladestation?
- Wo finden wir die SAT-Dokumente zu den Ladestationen im Hinblick auf eine bevorstehende Übernahme?
- Wie beantworten wir eine Anfrage von „Woo“ oder eine Anfrage im Gemeinderat bezüglich der Aufstellung dieser Ladestation?
- Müssen wir Belege über die Ausführung beim CPO oder beim Bauunternehmer anfordern?
Was das Gesetz von Ihnen verlangt
Das Archivgesetz 2026 soll die öffentliche Verwaltung transparenter machen. Der Gesetzestext ist dabei eindeutig:
- Sie ergreifen geeignete Maßnahmen, um Ihre Dokumente dauerhaft zugänglich zu machen und zu halten (Artikel 4.1).
- Ein Dokument ist jede einzelne Aufzeichnung oder jede Gesamtheit von festgehaltenen Daten, die Sie erstellen oder erhalten im Rahmen der Ausübung Ihrer öffentlichen Aufgaben (Artikel 1.1). Dazu gehören also auch Daten und Dokumente, die Sie vom CPO oder vom Auftragnehmer erhalten.
- Sie legen öffentliche Verwaltungsvorschriften fest: wer die Bewirtschaftung durchführt, welche Maßnahmen für die einzelnen Kategorien gelten und wie Sie die Bewirtschaftung regelmäßig bewerten (Artikel 4.2).
Für die Einführung von Ladestationen bedeutet dies, dass Sie für jeden Standort nachweisen können müssen, welche Informationen vorliegen, wo diese zu finden sind und wie Sie diese verwalten. Dabei geht es um drei Themenbereiche.
1. Verwaltung von Beginn an
Was das bedeutet: Nachhaltige Barrierefreiheit beginnt bereits in dem Moment, in dem Informationen entstehen. Das niederländische Ministerium für Bildung, Kultur und Wissenschaft (OCW) bezeichnet dies als „Archivierung von Anfang an“ (Archivierung by design), in Anlehnung an das Konzept „Datenschutz von Anfang an“ (Privacy by design). Sie legen im Voraus fest, wie die Archivierung erfolgt, und nicht erst im Nachhinein.
Was Sie regeln müssen: Legen Sie vor der Anschaffung und Implementierung eines Systems oder vor Beginn der Umsetzung funktionale Anforderungen fest. Welche Informationen erfassen Sie, wie lange bewahren Sie diese auf, wo werden sie gespeichert und wer hat Zugriff darauf? Halten Sie dies in Ihren Verwaltungsvorschriften fest.
So gewährleistet EVTools dies: Die EVTools-Plattform mit Workflow und EVMaps erfasst automatisch für jedes Dossier, wer wann welche Maßnahme durchgeführt hat. Auch die Kommunikation mit dem CPO, internen Kollegen oder Einwohnern wird protokolliert: die Beantragung einer Ladestation, die Rückmeldung per E-Mail, die Entscheidung über die Genehmigung oder Ablehnung sowie der Zeitpunkt der Installation.
2. Dauerhaft zugänglich
Das bedeutet: Der Entwurf des Archivbeschlusses konkretisiert, was unter „nachhaltiger Zugang“ zu verstehen ist. Informationen sind innerhalb einer angemessenen Frist auffindbar, verfügbar, lesbar, interpretierbar und zuverlässig und gehen nicht verloren.
Was Sie regeln müssen: Sorgen Sie dafür, dass die Informationen zu jeder Ladestation an einem Ort zusammengefasst sind, einschließlich der Daten, die Sie vom CPO erhalten, und dass Sie selbst über Ihre Daten verfügen, beispielsweise indem Sie diese in Ihren eigenen Systemen speichern.
So gewährleistet EVTools dies: Die EVTools-Plattform bündelt für jede Ladestation die Dokumente, Beschlüsse und die Kommunikation der Gemeinde und des CPO. Die Daten werden in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren innerhalb der EU gespeichert, täglich verschlüsselt gesichert und unterliegen einem regelmäßig getesteten Notfallwiederherstellungsplan. Sie können Ihre Daten jederzeit selbst in Excel exportieren oder über die API als JSON in Ihr eigenes System übertragen.
3. Migration ohne Abhängigkeit von Anbietern
Das bedeutet: Gemäß dem Entwurf des Archivbeschlusses müssen Sie bei einem Wechsel zu einem anderen System den Inhalt und die Metadaten auf der Grundlage eines Migrationsplans korrekt und vollständig übertragen. In der Erläuterung wird betont, dass eine Abhängigkeit von Anbietern vermieden werden muss.
Was Sie regeln sollten: Legen Sie in Verträgen fest, in welchem Format und innerhalb welcher Frist Sie Ihre Daten zurückerhalten. Entscheiden Sie sich für Software, die mit gängigen Standards arbeitet.
So gewährleistet EVTools dies: Über die API können Sie alle Ihre Informationen in gängigen Formaten abrufen. Wie das funktioniert, erfahren Sie in unserer öffentlichen API-Dokumentation. Bei Vertragsende erhalten Sie auf Anfrage alle Ihre Daten. Für den Austausch mit Partnern in der Lieferkette arbeiten wir mit dem OCPI-Standard. Wo dieser noch nicht existiert, arbeiten wir gemeinsam mit den Partnern an Vereinbarungen im Einklang mit OCPI. So bleiben Sie Eigentümer Ihrer Daten, auch wenn Sie einmal den Anbieter wechseln sollten.
Beziehen Sie die Bereiche Informationsmanagement, IT und die Rechtsabteilung frühzeitig in die Gestaltung des Prozesses ein. So sind Ihre Arbeitsabläufe, die Systeme und die Verwaltungsvorschriften von Anfang an aufeinander abgestimmt.
Möchten Sie erfahren, wie Sie die EVTools-Plattform in Ihrer Gemeinde einsetzen können, um die Anforderungen des Archivgesetzes 2026 zu erfüllen?
