De nieuwe Archiefwet verplicht u om informatie over uw laadpalen duurzaam toegankelijk te houden. Ook wat u van de CPO ontvangt.
Wat heeft de Archiefwet te maken met laadpalen? Meer dan u zou verwachten. Op 1 januari 2027 gaat de Archiefwet 2026 in. De vragen die wij van gemeenten krijgen, raken deze wet direct:
- Hoe lang is de resterende exploitatieperiode van deze laadpaal?
- Waar vinden we de SAT-documenten van de laadpalen terug voor een aanstaande overname?
- Hoe beantwoorden we een Woo-verzoek of een raadsvraag over de plaatsing van deze laadpaal?
- Moeten we bewijsstukken over de realisatie opvragen bij de CPO of de aannemer?
Wat de wet van u vraagt
De Archiefwet 2026 moet de overheid transparanter maken. De wettekst is daarbij duidelijk:
- U treft passende maatregelen om uw documenten duurzaam toegankelijk te maken en te houden (artikel 4.1).
- Een document is elk stuk of geheel van vastgelegde gegevens dat u opmaakt of ontvangt bij de uitvoering van uw publieke taak (artikel 1.1). Dat omvat dus ook data en documenten die u van de CPO of de aannemer ontvangt.
- U stelt openbare beheerregels vast: wie het beheer uitvoert, welke maatregelen per categorie gelden en hoe u het beheer periodiek evalueert (artikel 4.2).
Voor de uitrol van laadpalen betekent dit dat u per locatie moet kunnen laten zien welke informatie er is, waar die staat en hoe u die beheert. Dat gaat over drie onderwerpen.
1. Beheer vanaf het ontstaan
Wat dit betekent: duurzame toegankelijkheid begint op het moment dat informatie ontstaat. OCW noemt dit archivering by design, naar het voorbeeld van privacy by design. U bepaalt vooraf hoe archivering plaatsvindt, niet achteraf.
Wat u regelt: stel functionele eisen op vóór de aanschaf en implementatie van een systeem of de start van de realisatie. Welke informatie legt u vast, hoe lang bewaart u die, waar wordt die opgeslagen en wie heeft toegang? Leg dit vast in uw beheerregels.
Hoe EVTools dit borgt: het EVTools-platform, met Workflow en EVMaps, legt per dossier automatisch vast wie wanneer welke actie heeft uitgevoerd. Ook de communicatie met CPO, interne collega’s of inwoners wordt vastgelegd: de aanvraag van een laadpaal, de terugkoppeling per mail, het besluit tot goedkeuring of afwijzing en het moment van plaatsing.
2. Duurzaam toegankelijk
Wat dit betekent: het ontwerp-Archiefbesluit werkt uit wat duurzaam toegankelijk inhoudt. Informatie is binnen een redelijke termijn vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar, en gaat niet verloren.
Wat u regelt: zorg dat de informatie per laadpaal op één plek staat, ook wat u van de CPO ontvangt, en dat u zelf over uw data beschikt, bijvoorbeeld door die op te slaan in uw eigen systemen.
Hoe EVTools dit borgt: het EVTools-platform bundelt per laadpaal de documenten, besluiten en communicatie van gemeente en CPO. De data staat in datacenters met ISO 27001-certificering binnen de EU, wordt dagelijks versleuteld geback-upt en valt onder een disaster recovery plan dat periodiek wordt getest. U kunt uw data op elk moment zelf exporteren naar Excel, of via de API als JSON naar uw eigen systeem.
3. Migreren zonder leveranciersafhankelijkheid
Wat dit betekent: volgens het ontwerp-Archiefbesluit zet u bij een overstap naar een ander systeem de inhoud en de metadata juist en volledig over, op basis van een migratieplan. De toelichting benadrukt dat leveranciersafhankelijkheid moet worden voorkomen.
Wat u regelt: leg in contracten vast in welk format en binnen welke termijn u uw data terugkrijgt. Kies voor software die met gangbare standaarden werkt.
Hoe EVTools dit borgt: via de API haalt u al uw informatie op in gangbare formaten. Hoe dat werkt, staat in onze publieke API-documentatie. Aan het einde van het contract ontvangt u op verzoek al uw data. Voor de uitwisseling met ketenpartners werken wij met de OCPI-standaard. Waar die nog niet bestaat, werken wij samen met ketenpartners aan afspraken in lijn met OCPI. Zo blijft u eigenaar van uw informatie, ook als u ooit overstapt.
Betrek informatiebeheer, ICT en juristen vroeg bij de inrichting van het proces. Zo sluiten uw werkwijze, de systemen en de beheerregels vanaf het begin op elkaar aan.
Wilt u weten hoe het EVTools-platform in te zetten voor uw gemeente om aan te sluiten op de Archiefwet 2026?
