La nouvelle loi sur les archives vous oblige à garantir l'accessibilité à long terme des informations relatives à vos bornes de recharge, y compris celles que vous recevez du CPO.
Quel est le rapport entre la loi sur les archives et les bornes de recharge ? Plus que vous ne le pensez. La loi sur les archives de 2026 entrera en vigueur le 1er janvier 2027. Les questions que nous reçoivons des communes concernent directement cette loi :
- Quelle est la durée de vie restante de cette borne de recharge ?
- Où peut-on trouver les documents SAT relatifs aux bornes de recharge en vue d'une prochaine acquisition ?
- Comment répondre à une demande de Woo ou à une question posée au conseil municipal concernant l'installation de cette borne de recharge ?
- Devons-nous demander des pièces justificatives concernant la réalisation au maître d'ouvrage ou à l'entrepreneur ?
Ce que la loi vous impose
La loi de 2026 sur les archives vise à rendre l'administration plus transparente . Le texte de loi est clair à cet égard :
- Vous prenez les mesures appropriées pour rendre vos documents accessibles à long terme et le rester (article 4.1).
- Un document désigne tout élément ou ensemble de données consignées que vous établissez ou recevez dans le cadre de l’exercice de votre mission publique (article 1.1). Cela inclut donc également les données et les documents que vous recevez du CPO ou du prestataire.
- Vous établissez des règles de gestion publiques : qui assure la gestion, quelles mesures s'appliquent à chaque catégorie et comment vous évaluez périodiquement la gestion (article 4.2).
En ce qui concerne le déploiement des bornes de recharge, cela signifie que vous devez être en mesure d'indiquer, pour chaque site, quelles sont les informations disponibles, où elles se trouvent et comment vous les gérez. Cela porte sur trois aspects.
1. Gestion dès la création
Ce que cela signifie : l'accessibilité durable commence dès la création de l'information. Le ministère néerlandais de l'Éducation, de la Culture et des Sciences (OCW) appelle cela « l'archivage dès la conception », à l'instar du « respect de la vie privée dès la conception ». Vous déterminez à l'avance comment l'archivage s'effectuera, et non a posteriori.
Ce que vous devez définir : définissez des exigences fonctionnelles avant l'acquisition et la mise en œuvre d'un système ou avant le début de sa réalisation. Quelles informations enregistrez-vous, pendant combien de temps les conservez-vous, où sont-elles stockées et qui y a accès ? Précisez ces éléments dans vos règles de gestion.
Comment EVTools garantit cela : la plateforme EVTools, avec Workflow et EVMaps, enregistre automatiquement, pour chaque dossier, qui a effectué quelle action et à quel moment. La communication avec le CPO, les collègues internes ou les habitants est également consignée : la demande d’une borne de recharge, la réponse par e-mail, la décision d’approbation ou de refus et la date d’installation.
2. Accessibilité durable
Ce que cela signifie : le projet de décret sur les archives précise ce que recouvre la notion d’accessibilité durable. Les informations doivent être faciles à trouver, disponibles, lisibles, interprétables et fiables dans un délai raisonnable, et ne doivent pas être perdues.
Ce que vous devez faire : veillez à ce que les informations relatives à chaque borne de recharge soient regroupées en un seul endroit, y compris celles que vous recevez du CPO, et à ce que vous disposiez vous-même de vos données, par exemple en les stockant dans vos propres systèmes.
Comment EVTools garantit cela : la plateforme EVTools regroupe, pour chaque borne de recharge, les documents, les décisions et les communications de la commune et du CPO. Les données sont stockées dans des centres de données certifiés ISO 27001 au sein de l'UE, font l'objet d'une sauvegarde quotidienne cryptée et sont couvertes par un plan de reprise après sinistre testé régulièrement. Vous pouvez à tout moment exporter vous-même vos données vers Excel, ou via l'API au format JSON vers votre propre système.
3. Migrer sans dépendre des fournisseurs
Ce que cela signifie : selon le projet de décret sur les archives, lors du passage à un autre système, vous devez transférer le contenu et les métadonnées de manière exacte et complète, sur la base d'un plan de migration. L'exposé des motifs souligne qu'il faut éviter toute dépendance vis-à-vis des fournisseurs.
Ce que vous devez prévoir : précisez dans les contrats sous quel format et dans quel délai vous récupérerez vos données. Optez pour des logiciels compatibles avec les normes courantes.
Comment EVTools garantit cela : grâce à l'API, vous récupérez toutes vos informations dans des formats courants. Vous trouverez le fonctionnement de cette API dans notre documentation publique. À la fin du contrat, vous recevrez, sur simple demande, l'ensemble de vos données. Pour l'échange avec les partenaires de la chaîne logistique, nous utilisons la norme OCPI. Lorsque celle-ci n'existe pas encore, nous travaillons avec les partenaires de la chaîne logistique pour établir des accords conformes à l'OCPI. Vous restez ainsi propriétaire de vos informations, même si vous changez un jour de prestataire.
Impliquez dès le début les services chargés de la gestion de l'information, des technologies de l'information et de la communication (TIC) ainsi que les juristes dans la mise en place du processus. Ainsi, vos méthodes de travail, vos systèmes et vos règles de gestion seront harmonisés dès le départ.
Souhaitez-vous savoir comment utiliser la plateforme EVTools au sein de votre commune afin de vous conformer à la loi de 2026 sur les archives ?
